Guia para integrar e gerenciar ativos no Jira Service Management 

Se você está começando a usar os ativos (assets) nas edições Premium ou Enterprise do Jira Service Management Cloud, este guia é para você. Com os assets, as equipes podem rastrear ativos, itens de configuração e recursos para obter visibilidade sobre relacionamentos críticos entre aplicativos, serviços, infraestrutura e outros ativos essenciais.  

Além disso, os Assets se integram ao Jira, oferecendo uma forma rápida e simples de vincular ativos a solicitações de serviço, incidentes, problemas e mudanças, proporcionando contexto valioso para decisões mais informadas e eficientes. 

Confira, a seguir, as principais etapas para integrar e gerenciar ativos no Jira. 

Etapa 1: Acessando o Assets 

No Jira Service Management Premium ou Enterprise, o acesso aos Assets é facilitado, localizado diretamente no menu superior da plataforma. Tanto nas versões de teste quanto licenciadas, sua equipe terá acesso fácil para começar a utilizar os recursos desde o início. 

Etapa 2: Entenda como o Assets é estruturado 

Os Assets adotam uma estrutura lógica para facilitar o gerenciamento dos dados. A estrutura inclui Objetos, Tipos de Objetos, Esquemas de Objetos e Referências de Objetos, todos criados para atender às necessidades específicas da sua organização. 

Objetos 

Um objeto é qualquer item único, como um laptop, servidor, contrato ou até mesmo um veículo. Esses são os ativos reais e se vinculam aos issues do Jira para adicionar contexto. Objetos também se interligam por meio de referências para mapear dependências entre eles.

Tipos de objetos 

Objetos semelhantes são agrupados em tipos de objeto. Eles funcionam como contêineres para seus objetos reais e vão dentro de um esquema de objeto, definindo o que ele contém. Ou seja, você pode criar seus próprios tipos ou optar por modelos pré-preenchidos e personalizá-los conforme a necessidade. Tipos comuns incluem: 

• Serviços empresariais 

• Servidores 

• Laptops 

• Programas 

Mas, não se limitam a ativos de TI. Muitas equipes também incluem: 

• Fornecedores 

• Locais 

• Funcionários 

• Prioridade empresarial 

Dessa maneira, você pode organizar tipos de objetos em uma árvore de hierarquia, principalmente para navegação e legibilidade. Com isso, é possível configurá-la para herdar atributos, tornando o processo de criação de novos tipos de objetos mais simples.

Esquemas de objetos 

Os esquemas de objetos são bancos de dados que contêm seus tipos e objetos. Criar múltiplos esquemas ajudam a dividir dados, facilitando auditorias e a proteção de informações sensíveis. Por exemplo: 

• Dividir dados em partes menores e facilitar auditorias. 

• Manter dados sensíveis, como informações de funcionários, separados e seguros. 

• Organizar dados de forma lógica de acordo com quem os utiliza e atualiza. 

Referências de objetos 

As referências conectam objetos, ajudando a mapear dependências. É possível criá-las manualmente ou automaticamente, utilizando, por exemplo, scanners de rede ou regras de automação.

Para ilustrar, imagine o exemplo de um escritório em Estocolmo. Você pode criar uma referência entre o local "Escritório de Estocolmo" e todos os ativos atribuídos a ele, como laptops, impressoras e equipamentos de rede. Assim, sempre que for preciso visualizar ou auditar os ativos daquele escritório, a consulta será rápida e organizada. 

Por exemplo, referências podem ser criadas manualmente ou automaticamente via scanners de rede, importadores ou regras de automação. Existem dois tipos principais:

• Referências de saída: Do objeto atual para outro. 

• Referências de entrada: De outro objeto para o objeto atual. 

Essas conexões podem ser visualizadas com o visualizador gráfico do Assets, facilitando a gestão visual de dependências e ajudando na análise de impactos. 

Etapa 3: Definindo os dados a serem incluídos 

Cada instância do Assets será única, pois cada organização precisa rastrear informações diferentes. O segredo aqui é começar pequeno e ser estratégico na construção do seu banco de dados de ativos. Ao invés disso, concentre-se nas áreas que trarão mais valor imediato para o seu negócio.

Para começar, foque nos serviços fundamentais da operação e mapeie os ativos que os suportam. Com isso, você cria uma estrutura lógica e facilita a análise de impactos e a priorização de respostas.

É importante destacar que ativos não são apenas equipamentos de TI, mas também itens intangíveis como fornecedores, contratos e locais físicos. Incorporar esses elementos amplia a visibilidade das interdependências críticas dentro da organização. 

O banco de dados deve crescer de forma gradual, adicionando mais tipos de objetos conforme a necessidade, evitando sobrecarga inicial e garantindo que cada dado traga valor. A precisão é importante, mas deve ser abordada de forma pragmática, com foco em obter informações suficientes para decisões diárias e aprimorar os dados ao longo do tempo. 

Por fim, envolva as equipes desde o início para garantir que os dados inseridos sejam relevantes e a manutenção seja contínua e colaborativa. 

Etapa 4: Automação para Agilidade 

O Jira permite automatizar processos de gestão de ativos. Atualizações automáticas de status de equipamentos, notificações de vencimento de garantias e direcionamento de solicitações são exemplos de como a ferramenta pode reduzir o trabalho manual e aumentar a eficiência. 

Etapa 5: Monitorando métricas 

Aproveite os relatórios do Assets para acompanhar métricas como inventário, ciclo de vida dos ativos e eficiência operacional. Isso ajudará a melhorar a produtividade e reduzir custos.  

Etapa 6: Levando os dados para o Confluence Cloud 

Use a macro Assets no Confluence para criar listas dinâmicas de ativos. Isso aumenta a visibilidade e promove a colaboração entre as equipes. 

Conclusão 

Em resumo, as atualizações do Jira tornam a gestão de ativos ainda mais eficiente, conectando dados, processos e equipes em um só lugar. Com mais automação, personalização e integração, sua operação ganha agilidade e clareza. 

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